Księgowość to hasło znane każdemu przedsiębiorcy. Niezależnie od branży, wielkości firmy, zatrudnienia czy innych elementów charakterystycznych dla danej firmy, każda z nich ma na pewno jedną wspólną cechę. Prowadzi księgowość!
Wymienione wyżej cechy w znacznym stopniu decydują o firmie księgowości. W praktyce możemy mówić o trzech formach jej prowadzenia przez podmioty gospodarcze. Pierwszym, najpopularniejszym w Polsce jest powierzenie jej podmiotowi zewnętrznemu. Z taką sytuacją mamy do czynienia, kiedy to za ten obszar w firmie odpowiada biuro rachunkowe. Mówimy wówczas o outsourcingu księgowości. Drugi wariant to zatrudnianie wykwalifikowanej kadry na etacie w firmie. Może to być jedna osoba lub cały dział w przypadku dużych podmiotów. Ostatni wariant, spotykany przede wszystkim w mikro i małych firmach, to samodzielne prowadzenie księgowości przez przedsiębiorcę.
Które z tych rozwiązań jest najlepsze? Zapewne nie ma jednoznacznej odpowiedzi. Można jednak pokusić się o porównanie plusów i minusów każdego z rozwiązań. Na początek jednak kilka danych statystycznych. Jak wynika z raportu nt. usług księgowych w Polsce, przygotowanego przez Fundację Rozwoju Przedsiębiorczości STARTER, rozkład pomiędzy poszczególnymi rodzajami jest następujący:
• biuro rachunkowe wybiera aż 63% podmiotów gospodarczych
• samodzielne prowadzenie księgowości wybiera 28% przedsiębiorców
• tylko 9% firm zatrudnia księgowego na etacie
Przyczyn tak dużej dysproporcji na rzecz biur księgowych jest kilka. Samodzielne prowadzenie księgowości wymaga pewnej wiedzy, ale na jej zdobycie trzeba poświęcić czas i pieniądze (np. kursy, szkolenia itp.). Nowi przedsiębiorcy powinni raczej skupiać się na swojej działalności, a jeżeli poświęcać czasu na naukę, to raczej aby podnosić kwalifikacje w swojej dziedzinie. Oczywiście z czasem przedsiębiorcy poznają zasady księgowości coraz lepiej w praktyce, ale wówczas na przeszkodzie może stać już skala przedsiębiorstwa, wykluczająca traktowanie księgowości przez właściciela jako dodatkowego zajęcia.
Nie można pominąć również faktu, że wraz ze wzrostem firmy może zmieniać się forma jej opodatkowania. Przejście na książkę przychodów i rozchodów, o pełnej księgowości nie wspominając, z uproszczonych form opodatkowania pociągnie za sobą wprost stopnia skomplikowania księgowości, a tym samym potrzebnej wówczas wiedzy i umiejętności.
Zamiast zajmować się księgowością samemu, przedsiębiorca może zatrudnić księgowego na etacie w firmie. Tu na przeszkodzie mogą staną koszty, jest to przecież wydatek rzędu kilku tysięcy złotych wliczając wszystkie obciążenia wynikające ze stosunku pracy. Dlatego w większości przypadków, koszt obsługi księgowej przez biuro rachunkowe będzie znacznie niższy.
Wracając więc do wyników badań Fundacji STARTER, należy przyjąć, że za wyborem większości przedsiębiorców o współpracy z biurem rachunkowym stoją dwa najważniejsze czynniki, są to koszty oraz wiedza. Według cytowanego już raportu, ok. 8% przedsiębiorców ponosi koszty zewnętrznej obsługi księgowej na poziomie między 500 a 1000 zł. Trudno oczekiwać zatrudnienia fachowca z równowartość tej kwoty. Koszty współpracy z biurem rachunkowym, będą więc niższe niż w przypadku zatrudniania księgowego w firmie. Oczywiście, taniej będzie zajmować się księgowością samodzielnie ale wymaga to tak cennego przecież czasu. W tym przypadku, pojawia się też ryzyko błędów, szczególnie gdy dopiero zaczynamy działalność. I wcale nie chodzi tu o zapamiętanie kilku comiesięcznych terminów składania deklaracji. Szybko się ich nauczymy, ale dużo ważniejsza będzie poprawność danych i wyliczeń w złożonych dokumentach. Zadbać o to może doskonale wykwalifikowany pracownik biura rachunkowego.
Wsparcie płynące ze współpracy z profesjonalistami ma wiele zalet. Biuro rachunkowe zadba o właściwe funkcjonowanie przedsiębiorcy w ramach systemu podatkowego. Pozwalając jednocześnie swojemu klientowi na 100% skupienie na swoim core business`ie. Zauważmy też, że zmieniającej się rzeczywistości rynkowej, nowoczesne biuro rachunkowe może zapewniać swoim klientom znacznie szerszy wachlarz usług niż tylko wprost rozumianą księgowość. Powinien być to to partner wspierający firmę w doradztwie podatkowym i prawnym, pozyskaniu zewnętrznego finansowania czy ubezpieczeniach. Profesjonalne biuro księgowe, to doradca biznesowy w szeroki rozumieniu tego pojęcia. Zwracajmy więc uwagę, co może nam zaoferować nasz partner w księgowości.