Zmiana biura rachunkowego to poważna decyzja. Niestety, czasami jest koniecznością. Wbrew temu, iż większość ofert biur jest do siebie podobna, nie zawsze ich usługi świadczone są na takim samym poziomie. Często różni je między sobą również cennik. Jakie powody powinny skłonić właściciela firmy do decyzji o zmianie biura rachunkowego?
Poprawność rozliczeń
Pierwszym, zasadniczym powodem, dla którego warto rozważyć zmianę biura rachunkowego, jest obawa o poprawność wyliczeń. Wielu właścicieli firm potrafi samodzielnie obliczyć wysokość podatku dochodowego oraz podatku VAT. W przypadku, gdy wyliczenia te nie pokrywają się z rozliczeniami
dokonanymi przez biuro księgowe, rodzą się wątpliwości co do ich poprawności.
Czasami biura rachunkowe, do których firmy postanawiają przenieść swoją księgowość, dokonują korekt deklaracji podatkowych. Zazwyczaj błędy nie wynikają z przyczyn zależnych od klienta, a z błędów popełnionych podczas pierwotnego składania deklaracji.
Dobry kontakt z biurem
W dzisiejszych czasach najpopularniejszą formą komunikacji są wiadomości e-mail oraz rozmowy telefoniczne. Firmy często korzystają z tej drogi, nie udając się do biura rachunkowego z każdą wątpliwością. Wówczas oczekują oni kompetentnej odpowiedzi, którą uzyskają w szybkim czasie.
Jeżeli księgowi zwlekają z odpowiedzią, odpisują lakonicznie i niezrozumiale na wiadomości, właściciel firmy powinien rozważyć zmianę biura księgowego na takie, które będzie służyć pomocą w każdej sytuacji.
Księgowi muszą dysponować odpowiednią wiedzą
Dobry księgowy to taki, który stale poszerza zakres swojej wiedzy o zmieniające się przepisy. Współcześnie nowe technologie odgrywają bardzo ważną rolę w działalności większości firm. Usługi księgowe świadczone przez biura rachunkowe powinny więc obejmować również najnowsze trendy.
W przypadku, gdy biuro księgowe nie potrafi rozliczyć rzadkich i specyficznych usług, jak np. reklamy na serwisie społecznościowym, czy też nie wie, jak zapisać w kosztach firmy zagraniczną usługę, warto rozważyć jego zmianę.
Podobna sytuacja może wystąpić również, gdy księgowi samodzielnie nie proponują najlepszych rozwiązań dla firm. Właściciele nie zawsze mają świadomość, iż istnieją sposoby, które mogą jeszcze bardziej zoptymalizować przychody z działalności.
Wizyty w biurze rachunkowym
Niektóre biura rachunkowe mogą wymagać osobistych wizyt w ich siedzibie. Właściciele firm powinni jednak wiedzieć, iż aktualnie większość dokumentów można dostarczyć drogą elektroniczną. Mowa tutaj między innymi o fakturach. Nawet dokumenty w formie tradycyjnej można zeskanować i wysłać do biura.
Niemniej jednak powinniśmy pamiętać, iż w przypadku, gdy firma wskazała biuro rachunkowe jako miejsce przechowywania dokumentów księgowych, zobowiązana jest do dostarczania ich oryginałów do biura rachunkowego. Miejsce przechowywania swojej dokumentacji wskazywane jest przez spółki
w formularzu NIP-8, który należy złożyć do właściwego Urzędu Skarbowego.
Najlepszy moment na zmianę biura rachunkowego
Biuro księgowe najlepiej zmienić wraz z końcem roku rozliczeniowego. Wówczas nowe biuro rachunkowe będzie miało czas na właściwe uporządkowanie dokumentacji oraz zapoznanie się ze sposobem działalności poprzedniego biura. To pozwoli pracownikom na dostosowanie schematu pracy do aktualnych potrzeb firmy.